Кейс Внедрение CRM-системы для автоматизации процессов закупок и календарей событий в футбольном клубе ЦСКА

pfc-cska.com

Платформа, Виды услуг

Задача проекта

В связи с широким родом деятельности и большим количеством организационных процессов в компании появились процессы, которые требуют автоматизации. 

Клиенту требовалось оцифровать процесс закупок в компании и обеспечить сотрудникам доступ к полной информации по процессу закупок, который будет систематизирован и будет отображаться в CRM-системе. 

Предпосылками к реализации проекта стали:

• Отсутствие единого пространства для ведения и отслеживания процесса закупок
• Долгий процесс согласования заявок на закупку
• Отсутствие реестров договоров/счетов
• Пропуск важных событий сотрудниками компании
• Несвоевременная подготовка к важным мероприятиям
• Долгое реагирование на изменения в планировании мероприятия

Цель проекта

В качестве технологического партнера компания выбрала веб-интегратора RDN Group. Перед ИТ-специалистами стояли следующие цели:

Автоматизация процесса закупок:

• Обеспечение полной информированности сотрудников компании по процессу закупок.
• Стимулирование своевременного выполнение задач, связанных с процессом закупок.
• Обеспечение возможности быстрого и эффективного реагирования на изменения в процессе закупок.

Автоматизация календаря событий:

• Обеспечение полной информированности сотрудников компании о предстоящих событиях для исключения вероятности пропуска мероприятий.
• Стимулирование своевременного выполнение задач, связанных с подготовкой и проведением мероприятий.
• Обеспечение возможности быстрого и эффективного реагирования на изменения в планировании и содержании событий.

процесс

Разработка проекта была осуществлена на базе российского ПО на платформе 1С-Битрикс24: Корпоративный портал. Количество пользователей - 250. Все работы, проведенные в рамках проекта, были написаны PHP кодом.

Проведение работ было разбито на этапы: 

Этап Аналитики

В рамках данного этапа были описаны задачи и процессы компании, составлены блок-схемы этих процессов и сформированы ЧТЗ. 

Разработка

В рамках разработки были созданы необходимых инструментов для реализации цифрового проекта, а также внедрены решения согласно ЧТЗ.

Тестирование

Во время тестирования ИТ-специалисты проверили работы функционала, выполнили демонстрацию настроенных бизнес-процессов на портале Битрикс24.

Дополнение

После чего произведена доработка процессов и выполнена дополнительная оптимизация. 

Итог 

По окончанию работ провели обучение пользователей и предоставили инструкции по работе с порталом. Специалисты RDN Group запустили функционал на рабочем портале. 

Настроенные смарт-процессы

Для оцифровки и автоматизации процесса закупок в Битрикс24 потребовалось формирование трех смарт-процессов:

• “Закупки”: данный СП необходим для оцифровки и автоматизации процесса закупок.
• “Реестр договоров”: данный СП необходим для ведения реестра договоров.
• “Реестр счетов”: данный СП необходим для ведения реестра счетов.

Для оцифровки и автоматизации процесса согласования и добавления событий в разные типы календарей в Битрикс24 потребовалось формирование двух СП:

• “Контактные лица”: данный СП необходим для добавления контактных лиц, которые будут связаны с добавляемыми событиями в разные типы календарей. 
• “События”: данный СП необходим для оцифровки и автоматизации процессов согласования и добавления событий в разные типы календарей (в этом случае формируется связь между элементом СП и событием в календаре), автоматизации постановки задач сотрудникам по подготовке и проведению мероприятий и контроля по ним.

В результате система построена на основе смарт-процессов, в которых предусмотрены воронки и различные поля для сбора информации о заявке и загрузки документов. Для контроля над процессом согласования созданы задачи.

В рамках одного смарт-процесса закупки запускается два дополнительных: согласование договора и согласование счета. После завершения этих процессов все согласованные документы попадают в отдельный список, представляющий собой реестр документов, счетов, договоров и закупок.

В результате работы специалистов RDN Group компания достигла централизованного управления процессом закупок, упрощения и ускорения согласования заявок, единый реестр документов.

Заказчик смог значительно повысить эффективность закупочной деятельности, улучшить контроль над процессами и минимизировать возможные риски и ошибки.

CRM / BPM