1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой

В рамках задачи по управлению работами и сроками проектов осуществляется формирование и утверждение версий календарно-ресурсных планов проектов, оперативное планирование, мониторинг и контроль выполнения проектных задач, а также анализ соответствия плановых и фактических показателей проекта.

Ведение списка проектов, рабочее место руководителя проектов

Рабочее место руководителя проектов — Панель руководителя

Рабочее место руководителя проектов содержит перечень паспортов проектов, которые позволяют фиксировать и хранить в системе общую информацию о проектах. В паспорте проекта отображаются реквизиты, описывающие основные параметры проекта, такие как текущий руководитель, текущий статус, подразделение, портфель проекта, программа проекта и прочие параметры.

Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:

• Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
• Планирование проекта. На этой стадии производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
• Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
• Выполнение проекта.На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов.
• Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).

Планирование содержания и сроков проекта

• Планирование структурной декомпозиции проекта;
• Планирование контрольных событий (вех) проекта;
• Расчет календарного плана проекта;
• Фиксация базового плана проекта;
• Импорт и экспорт данных из/в MS Project.

Структура проекта

План проекта – это совокупность структурной декомпозиции работ, календарных сроков, контрольных событий и данных о привлекаемых трудовых, материальных и финансовых ресурсах. План проекта может быть введен в систему несколькими способами:

• Ручной ввод данных через панель управления проектом;
• Загрузка/выгрузка данных проекта из/в MS Project;
• Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе.

Также план проекта может быть введен в систему комбинированным способом: часть данных берется из шаблона, часть загружается из файла MS Project, часть данных вводится и/или корректируется вручную.

Структура проекта. Диаграмма Ганта

Визуальный инструментарий системы позволяет руководителю получить информацию о проекте в разных представлениях: табличные представления, дерево данных, диаграммы Ганта, сетевой график, дерево ключевых показателей, монитор проекта.

Диспетчеризация проектных работ

• Жизненный цикл проектной работы;
• Планирование и выполнение работ;
• Анализ результатов работ.

Задания по проектам

Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:

• Предварительное планирование. На этой стадии в плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоемкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.
• Оперативное планирование. На этой стадии определяется исполнитель работы, определяются точные сроки. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
• Принятие к исполнению. На этой стадии исполнитель (трудовой ресурс) получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает свое участие в ее выполнении.
• Выполнение. На этой стадии производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.
• Отчет об исполнении. На этой стадии исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.
• Завершение. На этой стадии руководитель подтверждает завершение работы, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.

На уровне проектных работ система позволяет производить:

• сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и непроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени;
• анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоемкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.

Структура проекта. Информация о ролях и назначенных трудовых ресурсах

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем. В представлении списка задач активно используется цветовое и графическое кодирование, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Ганта.

Версионирование проекта

Сравнение версий проекта

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе неограниченное число версий проекта, вести параллельно несколько версий календарно-ресурсных планов одного проекта. Одновременное ведение нескольких версий необходимо для следующих целей:

• иметь возможность планировать в нескольких разрезах (например, базовый план, утвержденный план, текущий план);
• иметь возможность отследить историю изменения (динамику) каждого разреза и сравнить ее с фактом.

Актуализация проекта

Актуализированный проект в сравнении с базовым планом

Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации сроков и процента готовности проекта. Система на основании данных о фактическом выполнении проектных работ нижнего уровня декомпозиции производит полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта позволяет получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Управление проектными знаниями, нормирование проектных работ

• Типизация проектов;
• Библиотека шаблонов проектных работ;
• Нормирование проектных работ;
• Создание проекта из шаблона;
• Сохранение проекта в шаблон;
• Сравнительный анализ проектов по шаблонам;
• Фиксация проектных решений.

Создание проекта из шаблона

Система позволяет создавать и хранить шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. В отличие от плана проекта в шаблоне нет календарных сроков. По сути, шаблон проекта – календарный план с набором типовых работ и контрольных событий.

В системе реализована возможность обмена данными между контурами управления проектами и управления проектными знаниями. Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещен, а может быть дополнен данными шаблона – план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления проектными знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.

На уровне шаблона проекта система позволяет осуществлять:

• Анализ статистической информации по использованию шаблонов в реальных проектах;
• Анализ отклонений (по длительности, трудоемкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах. Результаты анализа используются для выявления "узких мест" и "лучших практик", а также используются для принятия решений по совершенствованию шаблонов проектов.

Управление документами проекта

Варианты работы с документами:

• Хранение документов в информационной базе "1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой" или на локальном диске;
• Хранение документов в информационной базе "1С:Документооборот".

Система позволяет использовать встроенные средства по работе с проектными документами или внешние – средства "1С:Документооборот".

Основные действия с документами (открытие, захват на редактирование, запись новой версии) доступны непосредственно из "1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой".

Для объектов некоторых типов (проекты, проектные задачи и т.д.) система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище "1С:Документооборот".

Мониторинг выполнения проекта

Система позволяет осуществлять контроль выполнения проектных задач, а также производить анализ соответствия плановых и фактических показателей проекта.

Структура проекта. Информация о проценте готовности проектных задач, процентах доходов, поступлений, расходов и выплат

Система позволяет осуществлять мониторинг проекта по ключевым показателям эффективности для достижения стратегических и тактических целей компании.

Монитор выполнения проекта

Управление процессами формирования бюджетов и объемов проектов. На этом этапе происходит планирование, актуализация и анализ бюджетов доходов, расходов и движений денежных средств проектов в денежном эквиваленте, а также планирование, актуализация и анализ доходных и расходных объемов в натуральных показателях.

Управление финансами проектов

• Формирование бюджета доходов и расходов проекта;
• Формирование бюджета движения денежных средств проекта;
• Регистрация фактических бюджетов проектов;
• План-фактный анализ бюджетов проектов.

Структура проекта. Информация о планах доходов, расходов, поступлений и выплат

Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта: бюджет расходов по проекту, бюджет доходов по проекту, бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту. Элементы бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).

Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.

Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.

План-фактный анализ БДР

Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.

Данные о фактических доходах и расходах могут транслироваться в контур проектного управления на основании первичных документов контура оперативного учета.

Регистрация факта доходов

Также на основании первичных документов контура оперативного учета в контур проектного управления могут транслироваться данные о фактических поступлениях и выплатах.

Регистрация факта поступления денежных средств

На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:

• План-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов;
• Анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.

План-фактный анализ БДР и БДДС

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта, как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных, и т.д.

Динамика экономики проекта

Планирование объемов и поставок проекта

• Планирование поставок проекта;
• Планирование объемов проекта.

Планирование объемов проекта

Планирование поставок и планирование объемов проекта - ввод в систему информации о планируемых результатах выполнения проектной задачи. План поставок и объемов вносится в систему в количественных и суммовых значениях. При этом планируемые результаты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые результаты могут быть включены в плановый бюджет доходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Регистрация фактических данных и событий проекта

• Регистрация выполненных объемов;
• Регистрация затрат материальных ресурсов;
• Регистрация дополнительных затрат;
• Фиксация фактических сроков проектных задач;
• Привязка хозяйственных операций к проекту;

Регистрация выполненных объемов

Для каждой проектной задачи существуют планы освоенных объемов, материальных затрат и планы дополнительных затрат. В процессе выполнения проекта фактические данные могут расходиться с плановыми. Для регистрации фактически выполненных освоенных объемов, затрат материальных ресурсов и дополнительных затрат в системе предусмотрены соответствующие документы.

Хозяйственные операции проекта

Для сбора и визуализации информации о хозяйственных операциях (представленных первичными документами), которые были произведены в рамках конкретного проекта, в системе предусмотрена обработка "Хозяйственные операции проекта".

План-фактный анализ проекта

• S-кривая проекта;
• Анализ динамики экономики проекта;
• План-фактный анализ освоенных объемов;
• Анализ освоенного объема по трудозатратам;
• План-фактный анализ затрат трудовых ресурсов;
• План-фактный анализ использования ресурсов;
• План-фактный анализ затрат материальных ресурсов;
• План-фактный анализ дополнительных затрат;
• Анализ состояния проектных задач;
• План-фактный анализ сроков проекта;
• Анализ проекта по показателям.

Анализ проекта по показателям. Динамика экономики проекта

В рамках управления ресурсами проектов осуществляется управление трудовыми и материальными ресурсами, необходимыми для выполнения проектов и проектных задач. На данном этапе ведется управление структурой трудовых и материальных ресурсов, осуществляется планирование и анализ загрузки трудовых ресурсов.

Планирование персонала и трудозатрат проекта

• Изменение руководителя проектной задачи;
• Назначение трудовых ресурсов на проект;
• Назначение ролей и планирование трудозатрат;
• Моделирование эффективности проекта.

Планирование трудовых ресурсов проекта

Система позволяет назначать руководителя конкретной проектной задачи с возможностью автоматического назначения на все подчиненные задачи. Ролевая структура трудовых ресурсов направлена на облегчение процесса планирования, управления и анализа проектного управления.

Сотрудник в рамках системы представляет собой конкретное физическое лицо, занимающее определенную должность.

Трудовой ресурс представляет собой уникальную совокупность людских ресурсов и аппаратных средств, привлекаемую в качестве исполнителя тех проектных работ, которые в рамках системы являются элементарными (не декомпозируются).

Роль трудового ресурса — это абстрактный трудовой ресурс, который объединяет в себе квалификацию, должностные обязанности и место в функциональной иерархии организации. Роли трудовых ресурсах используются при разработке плана проекта, анализе выполнимости проекта, и оперативном планировании загрузки трудовых ресурсов.

Назначение трудовых ресурсов на проект – ввод в систему информации о том, какие именно трудовые ресурсы предполагается использовать для выполнения работ в рамках того или иного проекта.

Назначение ролей и планирование трудозатрат проектной задачи – ввод в систему информации о том, какие именно роли трудовых ресурсов предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи. При этом указывается объем трудозатрат и их стоимость. Стоимость привлечения трудовых ресурсов можно вводить как вручную, так и при помощи ранее заданной нормированной стоимости использования ресурсов.

Назначение конкретных трудовых ресурсов и планирование трудозатрат проектной задачи – ввод в систему информации о том, какие именно конкретные трудовые ресурсы предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи.

Управление ресурсами проектной фирмы

• Структура трудовых ресурсов;
• Планирование мощности трудовых ресурсов;
• Материальные ресурсы;
• Нормирование стоимости ресурсов.

Система поддерживает три варианта управленческой структуры:

• Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач.
• Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов.
• Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.

В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и трехуровневое планирование проектных работ: на этапах предварительного и окончательного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.

Планирование задач и трехуровневой загрузки в структуре проекта

Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учетных ставок.

На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:

• Моделирование ресурсных ограничений путем ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление "узких мест".
• Планирование ресурсов по предварительному и окончательному уровням.
• Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление "перегруженных" и "недогруженных" трудовых ресурсов.
• Анализ эффективности трудовых ресурсов по коммерческим проектам: распределение плановых и фактических объемов, доходов и расходов по трудовым ресурсам.

Управление загрузкой и рабочим временем по проектам

• Анализ загрузки трудовых ресурсов и выполнимости группы проектов;
• Планирование оперативной загрузки специалистов на проектах;
• Учет рабочего времени по проектам.

Анализ загрузки роли/специальности

Для анализа выполнимости группы проектов в системе предусмотрена обработка "Анализ выполнимости проектов", которая позволяет вовремя отследить конфликт по используемым ресурсам между утвержденными, выполняемыми и планируемыми проектами (ресурсный конфликт).

Для анализа загрузки трудовых ресурсов в системе предусмотрен соответствующий отчет, который предназначен для получения информации по запланированной загрузке трудовых ресурсов в разрезе проектов, проектных задач, элементарных операций и периодов времени.

Оперативная загрузка специалистов

Для планирования оперативной загрузки специалистов на проектах в системе предусмотрена соответствующая обработка, которая предназначена для оперативного распределения почасового времени специалистов между задачами разных проектов.  

Для учета рабочего времени по проектам в системе предусмотрены документы "Распределение рабочего времени за неделю" и "Табели учета рабочего времени", которые предназначены для ввода в систему данных о распределении рабочего времени, затраченного трудовым ресурсом, в течение календарной недели и в течении рабочего дня соответственно, по проектным и непроектным задачам; а также предназначены для ввода в систему данных о потерянном (затраченном непродуктивно) рабочем времени.

Управление коммуникациями проекта

• Проектные задания и комментарии;
• Оповещение пользователей об изменениях проектной информации.

Система позволяет создавать и хранить проектные задания. Задания предназначены для ввода и учета внутренних работ проектного офиса. Задания могут быть привязаны к проекту или проектной задаче, или быть самостоятельной единицей.

В системе предусмотрен механизм комментирования заданий и механизм управлением статусами заданий.

Задания

Управление работами внутри подразделений

Функциональность по управлению работой подразделений позволяет планировать и анализировать загрузку ролей и трудовых ресурсов подразделения.

План-фактный анализ загрузки трудовых ресурсов подразделения

Управление работой подразделений также позволяет планировать и анализировать финансовые показатели работы подразделения, в том числе с разделением на работы, выполняемые субподрядными организациями и собственными силами (подразделениями).

Распределение доходов между субподрядчиками и собственными подразделениями

Система позволяет планировать как доходы, так и расходы фирмы в разрезе подразделений и обеспечивает возможность формирования финансового результата по каждому подразделению.

План-фактный анализ доходов и расходов подразделений

Баланс фирмы (анализ бизнеса) в разрезе подразделений

Планирование субподрядов и материальных затрат проекта

• Планирование использования материалов и оборудования проекта;
• Планирование субподрядов и дополнительных затрат проекта.

Планирование материальных затрат проекта

Функциональность планирования материалов, оборудования, субподрядов и других дополнительных затрат по проекту позволяет ввести информацию о планируемых затратах необходимых для выполнения проектной задачи. План использования материалов и оборудования вносится в систему в количественных и суммовых значениях. План использования субподрядов и дополнительных затрат вносится в систему в суммовых значениях. При этом планируемые затраты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые затраты могут быть включены в плановый бюджет расходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Материальные затраты, оборудование, командировочные затраты, субподряды

Фактический учет ТМЦ

Система позволяет вести учет фактических движений товаров и услуг в разрезе проектов и этапов проектов.

Оформление поступления товаров по этапу проекта

Остатки товаров на складах в разрезе проектов

Движения товаров в разрезе проектов

Оформление реализации по этапу проекта

Продажи в разрезе проектов

Формирование годового бюджета по проектам

• Бюджет доходов по проектам;
• Бюджет прямых расходов по проектам;
• Платежный календарь;
• Формирование финансового результата по проектам и подразделениям.

Система позволяет из проектной подсистемы "Проектное бюджетирование" передать данные в подсистему "Бюджетирование" контура конфигурации "Управление нашей фирмой", тем самым обеспечив возможность формирования годовых бюджетов в разрезе проектов по компании в целом, контроль расходов денежных средств по проектам и сформировать финансовый результат по проектам и подразделениям средствами подсистем контура "Управление нашей фирмой".

Сводный отчет по бюджетам доходов, расходов, поступлений и выплат по проектам

Данные подсистемы "Проектное бюджетирование" загруженные в подсистему "Бюджетирование" контура "Управление нашей фирмой"

Анализ бизнеса по проектам

Денежные средства фирмы и платежный календарь

Система позволяет формировать платежный календарь для прогнозирования поступления и выплат. чтобы избежать ситуации, когда недостаточно денежных средств для расчета по обязательствам. Платежный календарь позволяет получить информацию о возможном кассовом разрыве, и тем самым избежать ситуации, когда денежных средств для расчета по обязательствам недостаточно.

Платежный календарь

Благодаря возможности указывать проекты и этапы проектов в первичных банковских и кассовых документах, можно формировать отчетность по фактическим движениям денежных средств по банковским счетам и кассам в разрезе проектов и этапов проектов. 

Реестр платежей в разрезе этапов проектов

Заработная плата по проектам

Система позволяет либо сформировать документы по начислению заработной платы на основании данных о фактических трудозатратах и ставках, либо распределить начисленную заработную плату по базе фактических трудозатрат, зарегистрированных в подсистеме проектного учета в разрезе проектов и этапов проектов.

Начисление и распределение заработной платы по факту трудозатрат

Система позволяет автоматизировать процесс выбора и оценки субподрядчиков, выполняющих работы.

Оценка исполнителей и субподрядчиков

• Закрытие этапа;
• Оценка исполнителей и субподрядчиков.

Функциональность по закрытию этапа позволяет завершить этапы работ проекта (изменить текущий статус проектной задачи на "Закрыта"), а также оценить трудовые ресурсы и субподрядчиков (контрагентов), участвовавших в выполнении проектной задачи.